En tant que chef d’entreprise, responsable RH, administratif ou finance, vous savez que la loi vous impose des formalités d’information auprès de vos salariés lorsque vous mettez en place une complémentaire santé.
Les évolutions en la matière ont été nombreuses depuis l’apparition des contrats responsables et surtout depuis la loi n°2013-504 relative à la sécurisation de l’emploi en date du 14 juin 2013 (généralisation de la complémentaire santé à tous les salariés). Voici dans cet article les informations devant figurer dans votre DUE mutuelle afin de bien respecter les règles en vigueur.
Le rôle de la DUE mutuelle
La décision unilatérale de l’employeur (DUE) constitue l’une des trois solutions qui rentrent dans le cadre de la loi ANI pour le déploiement dans l’entreprise de la complémentaire santé de groupe obligatoire.
En effet, s’il est possible de passer par un accord de branche ou d’entreprise ou encore par l’accord par référendum auprès des salariés, c’est bien le recours à la DUE qui constitue la norme dans de très nombreuses entreprises. Pour que la mise en place de la mutuelle soit une réalité, il faut respecter un certain formalisme.
Les mentions obligatoires dans votre DUE mutuelle
La décision unilatérale de l’employeur est obligatoirement un document écrit. Au sein de ce document référence, plusieurs mentions doivent obligatoirement figurer.
Les bénéficiaires : il s’agit ici de préciser quelle catégorie de personnel est concernée. La catégorie la plus souvent utilisée est l’ensemble du personnel. Si une distinction existe entre plusieurs catégories du personnel (par exemple les cadres et les non-cadres), alors deux DUE différentes devront être rédigées
Le caractère obligatoire du régime : la DUE mutuelle précise ici si le salarié est le seul à porter le caractère obligatoire ou si celui-ci est étendu aux ayants droit. On distingue trois mentions qui peuvent être présentes dans la DUE mutuelle :
adhésion obligatoire, facultative ou « non prévue ».
Attention, depuis le 1er janvier 2016 la condition d’ancienneté n’existe plus. C’est-à-dire que les salariés sont concernés dès le 1er jour de leur embauche.
Les cas de dispenses d’affiliation : pour les salariés comme les ayants droit, les cas possibles de dispense d’affiliation sont à préciser dans votre DUE. Vous pouvez ainsi assouplir le caractère obligatoire en rappelant les dispenses de droit commun et les dispenses liées à votre branche d’activité (lire l’article : « Dispense affiliation mutuelle« ). Vous avez la liberté d’intégrer l’ensemble des cas de dispense envisagés par la loi ANI ou seulement certains cas. Vous veillerez à mettre à jour chaque début d’année les justificatifs de dispenses d’affiliation de vos salariés et de leurs ayants droit.
Le montant des cotisations liées au contrat : vous devez détailler le montant de la cotisation obligatoire ainsi que la répartition salarié/employeur. Rappelez-vous que le rapport doit être au minimum 50/50. Exemple : vous avez mis en place une mutuelle avec une cotisation adulte / enfant avec les ayants droit facultatifs. Vous devez donc participez à hauteur de 50% de la cotisation adulte de votre salarié uniquement.
Les prestations de votre complémentaire santé : un tableau des garanties doit être annexé. ce détail des risques couverts par le contrat ne doit pas être directement présent dans la DUE mais bien indexée et renvoyée au contrat d’assurance. Vous éviterez ainsi de devoir visiter l’ensemble de la DUE chaque mise à jour.
Le détail des droits au maintien des garanties et à la portabilité : un dispositif de « portabilité » permet aux salariés de bénéficier, en cas de rupture de leur contrat de travail (sauf pour faute lourde) ouvrant droit à une prise en charge par le régime d’assurance chômage, d’un maintien de la couverture frais de santé dont ils bénéficiaient au sein de l’entreprise dans les mêmes conditions que les salariés en activité. Ce droit doit apparaître sous forme écrite dans la DUE mutuelle.
L’information des salariés : vous devez remettreà chaque salarié et à tout nouvel embauché une notice d’information établie par la mutuelle et détaillant les garanties et leurs modalités d’application, en particulier les limitations et exclusions. Si vous disposez d’un comité d’entreprise, vous devez l’informer et le consulter préalablement à toute modification du dispositif.
Entrée en vigueur, durée, modification, dénonciation : la date de prise d’effet du la DUE et sa durée de validité sont des informations à faire figurer. Les conditions de révision ou de dénonciation dudit document doivent aussi apparaître.
Comment diffuser votre DUE ?
En éditant une DUE, il est primordial de s’assurer que l’ensemble de vos salariés soient informés. Suivant la taille de votre entreprise, son activité, les distances entre les sites ou les horaires décalés de vos salariés vous aurez plusieurs solutions à votre disposition.
– Soit remise en main propre contre émargement ou récépissé
– Soit par lettre recommandée avec accusé de réception
Vous devez respecter une obligation d’information de tous les collaborateurs concernés. Ils doivent être informés individuellement et recevoir un exemplaire écrit de la décision unilatérale de l’employeur. En cas de contrôle, cette condition d’obligation d’information à l’encontre de l’ensemble des salariés pourra être vérifiée. Prenez toutes vos précautions pour que l’on ne puisse pas vous reprocher quoi que ce soit sur ce point.
Changement de mutuelle : faire une nouvelle DUE
Lorsque votre entreprise change de mutuelle et apporte une nouvelle couverture santé complémentaire, il est obligatoire de rédiger une nouvelle DUE. Vous avez besoin d’aide ? Pour une première mise en place ou un changement de mutuelle d’entreprise, vous cherchez un modèle de décision unilatérale de l’employeur pour mutuelle ?
Vous retrouverez un modèle de DUE ci-dessous.
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Last modified: 27 janvier 2020
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